秘書のお手伝いとは、日々の秘書業務をご支援する為のシステムとなっています。
主な部分になりますが、お手伝いできる事をご紹介いたします。
どのような情報を管理できるのか？ |
|---|
|
日々の秘書業務をご支援する為のシステムとなっています。 主な部分になりますが、お手伝いできる事をご紹介いたします。 |
スケジュール管理とは |
|
役員のスケジュール管理はもちろん、会議室・配車のスケジュール管理が出来ます。 連動させる登録の際は、主となるスケジュールが削除等されると合わせて 関連する会議室・配車情報も削除されるようになっています。 いきつけ管理にて、お食事処等も紐付けて管理が出来ます。 顧客情報も合わせて登録する事により、過去のいきつけ履歴が見られるようになります。 |
交際管理とは |
| 顧客情報と関連し、さまざまな情報を管理する事が出来ます。 ご本人様に関連させ、ご家族情報もあわせて管理することが出来ます。 ご本人様・ご家族様の慶弔情報も管理出来ます。 メインとなる画面へは、直近の慶弔情報（誕生日を含む）が表示されるようになっています。 |
名刺を簡単に顧客情報へ登録できます |
|
名刺スキャンソフト等より出力されるCSV形式のファイルを取込むことが出来ます。 CSVを取込むことにより、会社情報・顧客情報を同時にデータベースへ登録する事が出来ます。 |
顧客の細かな情報管理もできます |
|
出身地や趣味など、顧客の追加情報を残しておくことが出来ます。 登録方法や公開範囲も細かく設定でき、ご自由にお使いいただけます。 ※顧客の追加情報は、自由に編集する事が出来ます。 |
秘書と担当役員の設定が行えます |
|
担当秘書設定機能により、秘書と役員の紐付が行えます。 通常画面では、担当役員のみ照会・メンテナンスが可能となります。 秘書と役員はそれぞれ、複数の担当を登録する事も可能です。 |
役員スケジュール照会は、表示パターンを用意しています |
|
・当日の予定／時間帯別表示 担当役員と、グループの役員が一覧で表示されます （横軸を時間で表示します） ・当日の予定／項目表示 担当役員と、グループの役員が一覧で表示されます 役員別にスケジュールの内容が一覧として表示されます ・週間スケジュール 指定役員の１週間の予定が確認できます （横軸を時間で表示します） ・役員グループ／時間帯別表示 指定役員グループの予定が確認できます （横軸を時間で表示します） ・役員グループ／項目表示 指定役員グループの予定が確認できます 役員別にスケジュールの内容が一覧として表示されます |
担当外役員のスケジュールも確認したい |
|
グループ登録を行う事により、グループ間での情報共有が出来ます。 （但し、公開情報に限られます） |
休暇等の際、他の秘書へ担当役員管理を一時委託できます |
|
登録許可機能により、一時的に他の秘書へ担当役員の情報管理を引き渡すことが
出来ます。 役員の未公開で登録されている情報は、照会・編集出来ないようになっていますので 不在の時でも安心して管理していただけます。 ※依頼を受けた側での代行作業が可能となります。 |
取引先、関連会社の管理ができます |
|
会社情報は個別に管理する為、住所や電話番号に変更があっても顧客情報へ
まとめて反映されます。 また取引先に関連する会社がある場合、関係性を記録しておくことが出来ます。 |
今まで送った年賀状やお中元の管理をしたい |
|
年度ごとに管理出来ます。年賀状は弔事情報を知らせてくれるので寒中見舞いとして
登録も可能です。 またお中元・お歳暮では顧客から頂いた商品も同時に登録しておくことが出来ます。 商品管理も出来るようになっており、ＣＳＶで簡単に取り込めます。 |
複数役員の会議調整が容易にできます |
|
会議に出席する役員を選択し、共通で空いている時間を検索することが出来ます。 検索した空き時間から、出席役員全員のスケジュールを一括で登録することが出来ます。 |
スケジュール変更を役員宛にＥ－Ｍａｉｌ配信できます |
|
スケジュールの変更があった際、役員宛にＥ－Ｍａｉｌ配信が出来ます。 最新情報と共に、変更情報も配信されます。 |
休日の設定も可能 |
|
曜日指定で休日を初期設定する事が出来ます。 指定日毎に、出社・休日の設定を切り替える事も可能です。 休日設定された日は、カレンダー・スケジュール等にて休日カラーで表示されます。 |
お知らせ機能も準備しています |
|
指定役員宛にお知らせを一斉公開する機能を準備しています。 お知らせ内容を、役員にのみ公開するか担当秘書へも公開するか 選択も可能です。 |
備忘録機能も準備しています |
|
さまざまな調整など、備忘録として登録を行っておくことも可能です。 指定日迄は非表示とし、指定日になると表示する事も出来ます。 |
秘書のお手伝いから、お気に入りサイトへアクセスしたい |
|
普段利用するWebサイトを全体用・個人用と分けて登録出来ます。 登録しておけば、別にブラウザをひからなくてもお気に入りリストから Webサイトへジャンプ出来ます。 |
独自カスタマイズ（オプション） |
|
様々なご要望に対応いたしますので、お気軽にご相談ください。 「自社システムとの情報交換を行いたい」など。 |
